Индивидуальный предприниматель или юридическое лицо могут использовать труд наемных работников с момента государственной регистрации в соответствии с Федеральным Законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
Работодатель обязан:
1. Оформить трудовой договор с работником в письменной форме.
2. Оформить трудовую книжку для лица, поступающего на работу впервые.
3. Оформить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования для лица, поступающего на работу впервые.
Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
В трудовом договоре указываются:
1. Фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - индивидуального предпринимателя).
2. Сведения паспортов работника и работодателя – индивидуального предпринимателя.
3. Идентификационный номер налогоплательщика.
4. Сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.
5. Место и дата заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
6. Место работы.
7. Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов.
8. Дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор – также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора.
9. Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).
10. Режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя).
11. Гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на подобную работу, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте.
12. Условия труда на рабочем месте.
13. Условия, определяющие характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).
14. Условие об обязательном социальном страховании работника.
15. Другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:
• об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
• об испытательном сроке;
• о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
• об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
• о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
• об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
• об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами.
Трудовые договоры могут заключаться:
1. На неопределенный срок.
2. На определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).
В соответствии со статьей 59 Трудового кодекса Российской Федерации срочный трудовой договор заключается:
• на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;
• на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;
• для выполнения сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода (сезона);
• с лицами, направляемыми на работу за границу;
• для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;
• с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период или для выполнения заведомо определенной работы;
• с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой;
• для выполнения работ, непосредственно связанных с практикой, профессиональным обучением или дополнительным профессиональным образованием в форме стажировки;
• случаях избрания на определенный срок в состав выборного органа или на выборную должность на оплачиваемую работу, а также поступления на работу, связанную с непосредственным обеспечением деятельности членов избираемых органов или должностных лиц в органах государственной власти и органах местного самоуправления, в политических партиях и других общественных объединениях;
• с лицами, направленными органами службы занятости населения на работы временного характера и общественные работы;
• с гражданами, направленными для прохождения альтернативной гражданской службы;
• в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами.
По соглашению сторон срочный трудовой договор может заключаться:
• с лицами, поступающими на работу к работодателям - субъектам малого предпринимательства (включая индивидуальных предпринимателей), численность работников которых не превышает 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания – 20 человек);
• с поступающими на работу пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением разрешена работа исключительно временного характера;
• с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;
• для проведения неотложных работ по предотвращению катастроф, аварий, несчастных случаев, эпидемий, эпизоотий, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств;
• с лицами, избранными по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
• с творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иными лицами, участвующими в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений;
• с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности;
• с лицами, получающими образование по очной форме обучения;
• с членами экипажей судов, зарегистрированных в Российском международном реестре судов;
• с лицами, поступающими на работу по совместительству;
• в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами.
По общему правилу заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора подтверждается подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работе.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.
Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, коллективным договором.
Трудовая книжка
В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Форма трудовой книжки, правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а инструкция по ее заполнению утверждена постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся:
1. Фамилия, имя, отчество, дата рождения (на основании паспорта).
2. Образование, профессия, специальность (на основании документов об образовании).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке (унифицированная форма № Т-2), в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Трудовая книжка – это личный документ сотрудника. Однако хранить его должен работодатель, для этого ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования
Обязанность оформления страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования работнику, принятому на работу впервые, возлагается не только на работодателей – организации, но и на работодателей – физических лиц. Исключение составляют случаи приема на работу дистанционных работников, с которыми трудовой договор заключается путем обмена электронными документами.
Процедура регистрации и получения страхового свидетельства установлена в разделе III Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденной приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 14.12.2009 № 987н.
Адреса территориальных отделений Пенсионного фонда РФ в городе Омске:
Управление Пенсионного фонда Кировского АО
ул. Орджоникидзе, 48, тел. 25-25-25, 22-96-51
Управление Пенсионного фонда Ленинского АО
ул. Рождественского, 1, тел. 41-45-44
Управление Пенсионного фонда Октябрьского АО
ул. Б. Хмельницкого, 232а, тел. 46-54-50
ул. Ипподромная, 35а тел. 32-30-08, 32-21-74
Управление Пенсионного фонда Советского АО
пр. Мира, 39, тел. 67-10-66
Управление Пенсионного фонда Центрального АО
ул. Чкалова, 25, тел. 58-06-99
ул. Чапаева, 71а тел. 94-88-60, 94-80-59, 94-82-79
Кадровые документы, необходимые для организации
Законодательством не определен единый перечень документов, которые должна иметь в наличии каждая организация. Различные нормативные правовые акты содержат упоминания о необходимости формирования отдельных локальных нормативных актов, ведения тех или иных журналов, издания приказов и других документов, а также соблюдения сроков их хранения в организации.
Сроки хранения документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558). Соблюдать указанные в Перечне сроки должны все организации, независимо от формы собственности.
При хранении документов по личному составу также необходимо учитывать положения статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Кадровые документы, книги и журналы, являющиеся обязательными
К документам, которые работодатель обязан оформить относятся следующие:
1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. Обязательность договора предусмотрена статьями 16, 56, 57, 67 Трудового кодекса Российской Федерации.
2. График отпусков. Наличие графика отпусков, его обязательность для работодателя и работника предусмотрены статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации.
3. Трудовые книжки и книги по их учету.
Помимо трудовых книжек работодатель обязан вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 № 69).
4. Табель учета рабочего времени. Обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, закреплена в части 4 статьи 91 Трудового кодекса Российской Федерации.
5. Личная карточка работника. Данный документ необходим, в частности, в силу п. 12, абз. 3 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
6. Штатное расписание. Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм статей 15, 57 Трудового кодекса Российской Федерации.
7. Обязательные локальные нормативные акты организации:
а) правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) согласно статьи 189 Трудового кодекса Российской Федерации. Допускается наличие только ПВТР, если в них включены нормы об охране труда, о защите персональных данных, оплате труда и премировании и другие положения, с которыми работники данной организации должны быть ознакомлены под подпись.
б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (статья 87 Трудового кодекса Российской Федерации).
в) положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР (статья 135 Трудового кодекса Российской Федерации).
г) локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим. Помимо отдельного положения данный перечень может содержаться в коллективном договоре, соглашениях, ПВТР. Согласно статьи 309.2 Тркдового кодекса Российской Федерации работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и др.). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. Указанные трудовые договорызаключаются на основе типовой формы трудового договора, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 от 27 августа 2016.
8. Документ об утверждении формы расчетного листка (например, приказ работодателя).
Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы о составных частях заработной платы за соответствующий период, о размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
9. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов.
Например, приказ о вступлении в должность директора. Руководитель общества также может передать свои полномочия на подписание документов на основании доверенности.
10. Положение об охране коммерческой тайны. Если в трудовой договор работника включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, он должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи.
11. Документы по охране труда, к которым, в частности, относятся:
- правила и инструкции по охране труда;
- журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте;
- перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов;
- инструкция о мерах пожарной безопасности;
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
12. График сменности (необходим, если в организации применяется сменная работа).
13. Документы, относящиеся к воинскому учету граждан. Согласно п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» органы государственной власти, организации и их должностные лица должны исполнять обязанности по организации и ведению воинского учета граждан в соответствии с данным Законом и положением о воинском учете, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 27.11.2006 № 719.
14. Приказы (распоряжения). Они издаются руководителем организации (уполномоченным лицом) для надлежащего оформления управленческих решений, принимаемых в процессе деятельности организации.
15. Иные документы, к которым, в частности, относятся:
а) уведомления (извещения), оформленные работодателем (их копии), например, о
предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость этих изменений, о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, о получении персональных данных от третьих лиц;
б) справки, полученные от работников (их копии), например о подтверждении беременности, о характере и условиях труда, о стаже работы и др.;
в) акты об отказе работника выполнить требования работодателя, например, о непредоставлении объяснений работником, об отказе от ознакомления с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.
Данные уведомления, справки и акты обязательны в определенных законодательством случаях.
Также существуют рекомендуемые документы, которые нужно вести, если у работодателя есть такая необходимость, например, личное дело работника, коллективный договор, должностная инструкция, положение о порядке прохождения испытания, журнал ознакомления с локальными нормативными актами, журнал учета трудовых договоров.
Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
За нарушение трудового законодательства, значительная часть которых связана с оформлением трудовых отношений, работодатель может понести следующие виды ответственности:
• административную;
• материальную;
• гражданско-правовую;
• уголовную.
Размеры ответственности достаточно разные и зависят от того, какие нарушения трудового законодательства были выявлены.
